Hoy hablaremos del método GTD «Get Things Done» (Organízate con eficacia), un método que incrementa la productividad y reduce el estrés.

Es uno de mis métodos fetiche ya que se puede aplicar tanto al ámbito personal, laboral o de estudios; por ello lo utilizo en mi día a día para ser más productiva en los tres ámbitos.

¿Qué es el Método GTD?

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GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar externo (INBOX: una agenda, libreta, aplicación…). De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas liberándose del estrés.

¿Quién es el creador?

David Allen es el creador del Método GTD, nacido en 1945 en Estados Unidos, es consultor de productividad. Empezó a aplicar sus ideas sobre productividad en la década de 1980.

Tras años de trabajo y de investigación fundó la David Allen Company, una empresa enfocada en productividad y formación para ejecutivos.

Hoy en día disponemos de varios libros suyos que para mi se han convertido como en mi Biblia, os enseño los dos más destacables.

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¿En qué se basa?

Allen no se centra en el establecimiento de prioridades, el fomenta la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de emails pendientes o de temas por estudiar. David Allen creó una norma, cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente. 

Allen considera que nuestra mente, no es la plataforma más adecuada y eficaz para guardar toda la información sobre tareas a realizar. Nuestra memoria puede fallar, por ello con el método GTD deberemos de usar una herramienta externa. En mi caso uso varias; en el móvil siempre tengo la app de «Notas rápidas», en ella creo diferentes listas según la tipología de las tareas. Es una herramienta que uso en cualquier momento, ya que siempre tengo el móvil encima, sin embargo no es una de mis preferidas dado a que no tiene una gran visibilidad.

Otra de las herramientas externas que uso es mi agenda de Me&My Big Ideas y su formato es perfecto para este método, ya que cada día se divide en 3 bloques y yo los divido en temáticas: Trabajo, Nisabelt, Estudios-Sociedad. Si os soy sincera, sin la agenda no conseguiría recordar ni el 70% de las tareas, algo que está mal no lo voy a negar, ya que es un claro síntoma de estrés.

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La siguiente es una herramienta que seguro que tienes en casa, una libreta. Yo las tengo a cientos, cada una tiene su función, y dentro de ellas tengo listas y listas.

También disponemos de miles de plataformas online, como por ejemplo «Evernote», una plataforma ideal para poder dividir las tareas en equipos de trabajo.

Fases del método GTD

Get Things Done se divide en 5 fases:

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1. Recopilar

Sacar todas las tareas y almacenarlas en un dispositivo externo para después procesarlas. Tras el procesamiento, deberán revisarse y vaciarse al menos una vez por semana.

2. Procesar

Es muy importante a la hora de procesar, seguir con un estricto orden para que el método sea eficaz:

  • Empezar siempre por el principio
  • No procesar más de un elemento a la vez.
  • Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
  • Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
  • Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
  • Posponlo.
  • Si un elemento no requiere una acción,
  • Archívalo como referencia.
  • Deséchalo si no es procedente.
  • Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

3. Organizar

Consiste en asignar una de las siguientes carpetas a las tareas que necesitan una acción.

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– PRÓXIMO

Tareas que realizar cuanto antes.

– PROYECTO

Tareas que implican realizar más de una acción.

– EN ESPERA

Tareas que necesitan de la intervención de otra persona para ser realizadas.

– ALGÚN DÍA

Tareas que debemos hacer pero no son prioritarias.

4. Revisar

Es una fase fundamental. Por muy obvio que parezca, revisar nuestro proceso al menos una vez al día es la clave del método. Al revisar nos centraremos en lo siguiente:

  • Eliminar las tareas que ya hemos acabado.
  • Reorganizar las tareas cuando cambien nuestras necesidades.

5. Hacer

No nos sirve de nada organizar y revisar si no HACEMOS. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.

Pues este es todo el método GTD, de verdad os animo a ponerlo en práctica y a leer alguno de los libros de David Allen. Más adelante os grabaré un vídeo explicativo más extenso y con ejemplos visuales, pero para una primera toma de contacto con el método creo que ya tenéis información más que suficiente.

Si os habéis quedado con ganas de más os animo a visitar la web del creador: http://gettingthingsdone.com/

«Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento»(David Allen)

La semana que viene volvemos a la rutina del Canal con un vídeo estrella… Una técnica para fraccionar el tiempo que hará maravillas con vuestros objetivos de estudio y de trabajo.

¡Gracias!

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